- Оказание методической помощи в оформлении проектов необходимых документов (приказов, распоряжений, писем, служебных записок, инструкций, стандартов) Компании. - Осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам. - Осуществление контроля движения, сроков исполнения и ознакомления с распорядительными документами в соответствии со схемой документооборота. - Принятие участия в разработке нормативно - методических документов по ведению делопроизводства в Компании и сводной номенклатуры дел Компании. - Ведение работы по номенклатуре дел, проверка правильности их формирования. - Принятие участия в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники). - Ведение табельного учета работников аппарата управления и служб при аппарате управления, заполняя их параметры и вкладные листы к табелям. - Сдача табелей учета рабочего времени работников аппарата управления и служб при аппарате управления в установленные сроки в ОРП, оформление больничных листов, составление реестров и сдача в ОРП. - Составление графиков отпусков работников отдела. - Формирование пакета документов на командирование работников аппарата управления и структурных подразделений. Подготовка проекта приказа на командирование работников аппарата, на основании служебных записок. Согласование проекта приказа с заинтересованными лицами. Предоставление проекта приказа на утверждение Управляющему. Присваивание регистрационного номера и рассылка приказа на командирование в структурные подразделения. - Оформление справок на переселение работникам Компании (работающим и уволенным). - Ведение конфиденциального делопроизводства. Обеспечение учета, хранения и защиты документов, содержащих конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа. - Участие в формировании Бизнес-плана по направлению деятельности отдела. - Предоставление справок о доходах и расходах по контрагентам в ПЭО Общества – ежемесячно - Предоставление счет-фактур, оформление заявок на предстоящие платежи по контрагентам в ФО по направлению деятельности отдела - ежемесячно. - Принятие участия в тендерных отборах контрагентов для выполнения работ/оказания услуг по направлению деятельности отдела. - Заключение и ведение договоров с контрагентами по направлению деятельности отдела. - Оформление годовой подписки на периодические печатные издания, газеты, журналы – на 1-е и 2-е полугодие. - Осуществление отправки исходящей документации с использованием почтовой, телеграфной, факсимильной, электронной связи и экспресс-доставки. - Участие в мероприятиях по проведению и оформлению документации в инвентаризации основных средств, оборудования и материально-производственных запасов Компании. - Подготовка заявок на обеспечение подразделений предприятия мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации, инженерного и управленческого труда. - Постоянное осуществление наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта. - Постоянное оформление документации по обеспечению подразделений предприятия канцелярскими принадлежностями, хозяйственными материалами, инвентарю и оборудованию. - Постоянное оформление документов на получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря. - Постоянное ведение учета расходования и составление установленной отчетности по канцелярским принадлежностям, хозяйственным материалам, оборудованию и инвентарю в структурных подразделениях предприятия. - Контроль рационального расходования материалов и средств выделяемых для хозяйственной цели. - Участие в мероприятиях по проведению заявочной компании (оформление внутреннего заказа МТО на 1-е, 2-е полугодие). - Постоянная организация работы по размещению в бытовых корпусах работников Компании, распределение койко-мест, комнат. - Предоставление ежемесячной отчетности за аренду жилых помещений. - Постоянная организация и контроль качества уборки в производственных и служебных помещениях АБК, бытовых корпусах, цехах. - Контроль за выполнением работ по благоустройству, озеленению и уборке прилегающих территорий к зданию АБК. - Оформление заявок на проведение ремонтных работ в помещениях АБК, в бытовых корпусах и контроль качества выполнения. - Контроль рационального расходования материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей. Контроль по предоставлению информации по спецпитанию (молоко) в ОБУ. - Составление договоров на предоставление услуг, подготовка заявок по дератизации и дезинсекции. - Составление договоров на предоставление услуг по поставке питьевой воды для АБК. - Участие в формировании Бизнес-плана по направлению деятельности отдела. - Оформление документации по приему, отпуску и списанию ТМЦ и ОС, составление материальных и авансовых отчетов, оформление актов, ведомостей, актов на списание ТМЦ и ОС.